Los principales elementos de este sistema son:
Prevención de delitos que podrían acarrear consecuencias penales para la empresa. Regula las políticas de gestión de recursos financieros y el canal de denuncias. Para la gestión de recursos financieros, nuestro modelo de prevención de delitos prevé el control y supervisión de cada uno de los protocolos o políticas internas creadas e implementadas por Tema.
Como sistema de alertas que permite identificar y denunciar irregularidades, malas prácticas o mala administración por parte de la empresa, disponemos de un canal de denuncias.
Regula el acatamiento de las normativas de resguardo y cuidado del medioambiente. Disponemos de una política interna de gestión de papel dentro del ámbito específico de la protección de datos de carácter personal, con el objetivo de evitar cualquier tipo de divulgación indebida de información de carácter personal.
Además, por nuestro sello de identidad y cultura corporativa, demostramos nuestro compromiso con la mejora continua, la satisfacción a quienes nos contratan y la protección al medioambiente con nuestros sistemas de gestión integrado basados en las normas ISO 9001 e ISO 14001.
Las políticas de calidad y medioambiente están disponibles para consulta. Sólo es necesario enviar la solicitud correspondiente a tema@grupo-tema.com, especificando la política sobre la que se requiere información, y de qué empresa o país.
Previene y resuelve actividades de corrupción en la administración empresarial a través de una serie de políticas específicas, donde se exponen las distintas formas de corrupción existentes, los procedimientos adecuados para su detección y completa eliminación por parte del Comité de Compliance.
En éstas se incluyen las políticas de antifraude y anticorrupción, control de subvenciones y donaciones, propiedad intelectual, compras, gastos y contrataciones, compromiso de confidencialidad y el código de conducta.
El Comité de Compliance gestiona el modelo de prevención de delitos. Se trata de un órgano autónomo e independiente compuesto por tres compliance officers que se reúne semestralmente para el ejercicio de las funciones propias de su cargo.
Política antifraude y anticorrupción se refiere a todo acto de fraude, presunción de fraude, tentativa de fraude, y a toda práctica corrupta cometida contra Tema, por sus empleados/as, directivos/as y miembros del Consejo de Administración de Tema, clientes/as, colaboradores/as externos, contratistas, proveedores/as de bienes y servicios, entidades vinculadas, y otras partes. Para ello, implementamos una serie de medidas para prevenir y evitar la comisión de delitos relacionados con el fraude, la estafa y la corrupción, con independencia de que para dichos delitos esté prevista la responsabilidad de la persona jurídica.
Política de control de subvenciones y donaciones se aplica a la recepción y concesión de donaciones en dinero o en producto que pudiesen darse en Tema, así como a la recepción de subvenciones. Se establecen normas de identificación, obligaciones en la recepción de subvenciones y donaciones, que contribuyen a evitar o minimizar riesgos de otros posibles delitos relacionados con la malversación de fondos, donaciones y/o subvenciones que puedan albergar conflicto de intereses.
Política de propiedad intelectual dirigida a toda la plantilla, personal en prácticas y terceros con acceso a información de la entidad dado que la propiedad intelectual es un activo de valor incalculable, que protegemos y respetamos de manera interna y externa.
Incluyen derechos de autor, reproducción o diseños, marcas, invenciones, secretos comerciales, derechos sobre conocimientos y transmisión o reproducción de éstos.
Política de compras, gastos y contrataciones regula las compras, gastos y contrataciones en los que las personas vinculadas a la empresa incurran para el desempeño de su actividad profesional.
Compromiso de confidencialidad toda nuestra plantilla se compromete a mantener absoluta confidencialidad acerca de los hechos y datos que obtengan, tanto en el ámbito de cualquier consulta, documento, como en el ámbito de una denuncia, frente a cualquier persona ajena al procedimiento, salvo que la revelación de esa información venga obligada por aplicación de alguna ley, autoridad laboral o judicial.
Código de conducta regula el cumplimiento de las normas éticas y códigos jurídicos de la empresa en sus diferentes sedes o sucursales. Contiene las
normas, procedimientos, protocolos que van a afectar a todos los departamentos.
Regula el comportamiento fiscal empresarial y previene delitos y sus consecuentes sanciones legales. Regula la política de adopción de decisiones fiscales.
Política de adopción de decisiones fiscales asegura el cumplimiento de la normativa tributaria aplicable y procura una adecuada coordinación de la política fiscal en el marco de la consecución del interés social y del apoyo a la estrategia empresarial a largo plazo evitando riesgos e ineficiencias fiscales en la ejecución de las decisiones de negocio.
Establece la evaluación y prevención de riesgos, vulnerabilidades y ataques virtuales. Aplica medidas de control y de cumplimiento de protección de la información digital sensible e incluye la política de TIC.
Política de TIC referida a las herramientas puestas a disposición del personal para el desarrollo de sus actividades laborales, con el objetivo de crear una cultura empresarial de actuación acorde a la legalidad y evitar así cualquier tipo de conductas delictivas que pudieran darse en relación con dichos medios. Establece previamente las reglas de uso de los instrumentos de trabajo y define un sistema de uso y control del conjunto de las tecnologías de la información que se utilizan por parte de los miembros de la empresa.
Política sobre uso de la IA que regula el uso de la inteligencia artificial en un entorno seguro, garantizando la protección de datos personales y sensibles, así como la confidencialidad de la información de terceras partes. Considera, además, la supervisión profesional sobre la rigurosidad de los resultados tratados con estas herramientas.
Prevención del fraude de forma integral y protección de los múltiples procedimientos financieros y tributarios de Tema. Recoge la política de prevención de blanqueo de capitales.
Política de blanqueo de capitales relacionado a la introducción en el mercado, de dinero o bienes procedente de actividades ilícitas como si fuesen de curso legal. Tema tiene el firme propósito de adoptar medidas para evitar el riesgo de incurrir en un ilícito penal, aunque fuere por imprudencia.